Workshops: de basis voor een goede Dynamics 365 Finance inrichting
In Dynamics 365 Finance is ontzettend veel mogelijk. Het systeem biedt je alle tools om je financiële administratie op een snelle en efficiënte manier te voeren. Maar Dynamics 365 is geen bouwpakketje dat je eenvoudig optuigt en inricht. Daarom werkt Focus Enterprise Solutions tijdens de implementatie van Dynamics 365 Finance altijd nauw samen met jou, onze klant, om het systeem aan te laten sluiten op jouw wensen. Paul de Bruijn, Consultant en Product Manager Extended Banking, vertelt hoe we daarbij het workshop-model inzetten.
Workshops zijn een proces
“Als ik bij een klant op locatie werk,” steekt Paul van wal, ”is dit vaak vanwege workshops. Tijdens de workshops krijgt de klant een beter beeld en gevoel bij Dynamics 365 Finance. Tijdens de eerste workshops ben ik vooral aan het zenden: dan laat ik in ons eigen testsysteem zien wat er mogelijk is. Dit sluit vaak nog niet aan bij de praktijk en processen van de klant, maar geeft hen wel een beeld van de mogelijkheden. Daarnaast verzamel ik tijdens die eerste sessies zoveel mogelijk informatie over de werkwijze en de processen bij de klant.
Zo werken we bijvoorbeeld tijdens de workshops aan de hand van door mijzelf voorbereide documenten een aantal scenario’s door. Zo krijgt de klant steeds beter een gevoel van wat er mogelijk is met Dynamics 365 Finance en hoe bepaalde financiële processen eruit kunnen zien. Dat helpt bij het bepalen van de inrichting die volledig aansluit bij de wensen van de klant.
We besteden tijdens de workshops aandacht aan de inrichting van bijvoorbeeld financiële dimensies, leveranciersbetalingen of btw. De workshops verdelen we over een aantal weken en telkens behandelen we één of enkele onderwerpen op een dag. Daardoor blijft het behapbaar en gaat Dynamics 365 Finance steeds meer leven.”
“De klant krijgt een steeds beter gevoel van wat er mogelijk is met Dynamics 365 Finance en hoe bepaalde financiële processen eruit kunnen zien.”
Uiteindelijke inrichting
“Samen werken we zo toe naar een inrichting waar we ons beiden comfortabel bij voelen. Waar ik aan het begin van het proces vrij veel de leiding neem en informatie over Dynamics 365 deel met de key-user die deelneemt aan de workshop, zie je dat het kennisniveau bij de klant gaandeweg steeds hoger komt te liggen. Daardoor is de klant steeds meer in staat om de inrichting en het proces zelf te ‘dragen’ en die uit te leggen aan de eindgebruikers. Natuurlijk ben ik ook aan het eind van het project nog bezig met het uitbrengen van advies, maar tegen die tijd moet ik vaak ook aandacht besteden aan andere zaken.
Zo komen er vanuit andere teams (bijv. Logistiek, Interfacing, Sales, Retail) vraagstukken binnen die een relatie hebben met Finance en die moeten worden opgelost. In die fase van het project ben je dus in mindere mate met workshops bezig, maar ben je vooral bezig met het toewerken naar het moment dat het project (de klant) ‘live’ kan gaan, op een verantwoorde wijze. “Het is fijn om hier samen met het team en de key users naar toe te werken” vervolgt Paul.
“Je ziet dat het kennisniveau bij de klant gaandeweg steeds hoger komt te liggen. Daardoor is de klant steeds meer in staat om de inrichting en het proces zelf te ‘dragen’ en die uit te leggen aan de eindgebruikers.”
Testen en (bijna) foutloze oplevering
Hij gaat verder: “Over het algemeen vinden onze klanten het prettig om onder begeleiding van een consultant Dynamics 365 Finance steeds beter te leren kennen. Tussen de workshop-sessies door begint de klant te werken en testen in de eigen Dynamics 365 Finance-omgeving. Daarbij komen niet alleen eventuele bottlenecks aan het licht, maar komen zij er soms ook achter dat processen in Finance sneller en efficiënter kunnen door bijvoorbeeld een veld naar een ander tabblad te verplaatsen. Dat soort feedback is voor ons ontzettend waardevol. Door een kleine aanpassing te doen, kunnen we dan ervoor zorgen dat de oplossing echt naadloos aansluit bij de processen van onze klanten.
En doordat we tijdens deze periode heel veel testen, komen ook grote missers in de inrichting al vroegtijdig aan het licht. Dat zorgt ervoor dat we die nog vóór we ‘live’ gaan op kunnen lossen. Soms duiken er nog wel eens kleine foutmeldingen op zodra het systeem echt in gebruik wordt genomen, maar die dan snel te verhelpen en daar is tijd voor ingecalculeerd. Wat we altijd willen en moeten voorkomen, is dat onze klanten echte problemen ondervinden nadat zij de echte overstap naar Dynamics 365 Finance hebben gemaakt en dat lukt vrijwel altijd met ons workshopmodel.”
“De workshops geven echt kleur en afwisseling aan mijn werk!”
Niet alleen leerzaam voor klant
“Hoewel de workshops natuurlijk in eerste instantie voor onze klant bedoeld zijn, leer ik er zelf vaak ook nog iets van. Ik ben ICT’er en leer nog regelmatig dingen over financiële processen van onze klanten. Daarnaast zijn we als consultants op zo’n project ook wel een beetje verandermanagers: de gebruikers bij de klant zitten niet altijd per se te wachten op een nieuw systeem, want voor hen werkt het ‘oude systeem’ vaak nog prima. Het is dan altijd weer een uitdaging om te ontdekken hoe je hen niet alleen ‘mee’ kunt krijgen, maar ook ambassadeurs van hen maakt. En omdat iedere klant, maar ook iedere medewerker anders is, is dat voor mij ontzettend leerzaam. De workshops geven echt kleur en afwisseling aan mijn werk!” besluit Paul.
Meer informatie?
Wil je naar aanleiding van dit blog meer weten over Dynamics 365 Finance en Supply Chain Management (ERP), de implementatie daarvan of over onze workshops? Neem dan gerust contact met ons op. We sparren graag met je!
Reageren is gesloten.