Geen omkijken meer naar Microsoft service updates met SURA

Met SURA (Service Update Release Assistance) van Focus Enterprise Solutions heb je geen omkijken meer naar Microsoft service updates. Angelique den Boef, Release Manager bij Focus Enterprise Solutions, vertelt wat je precies van SURA mag verwachten.

Verplichte Microsoft updates

Angelique vertelt: “Als gebruiker van Dynamics 365 Finance en Supply Chain Management (Unified Operations, voorheen F&O) ben je verplicht je ERP-omgeving een aantal keren per jaar te updaten. Dit moet minimaal twee keer per jaar en kan maximaal zeven keer per jaar. Daarbij mag je drie opeenvolgende Service Updates overslaan. Sla je meer Service Updates over? Dan update Microsoft jouw ERP-omgeving automatisch. [update: sinds januari 2024 brengt Microsoft nog maar 4 Service Updates uit per jaar. Je mag per keer 1 update overslaan; anders installeert Microsoft automatisch de nieuwe update]. Eventuele ISV-integraties of maatwerk kunnen problemen opleveren bij een automatische update door Microsoft.

Tweemaal per jaar, in april en oktober, brengt Microsoft een grote update uit: de zogenaamde Waves. Wil je deze grote update installeren, dan moet je dus weten wat de impact van deze update voor jouw organisatie is en de functionaliteiten uitgebreid testen. SURA van Focus Enterprise Solutions kan je hierbij helpen.”

SURA in de praktijk

“Om de verplichte updates van Microsoft te installeren, moet er eerst een all-in-one deployable package gemaakt worden., In zo’n package vind je niet alleen de standaard release van Microsoft, maar ook de software van independent software vendors (ISV’s) en customizations die specifiek voor jou ontwikkeld zijn. Ook eventuele nieuwe licenties van ISV’s worden aan dit package toegevoegd. 

Als Release Manager verzorg ik deze packages en kan ik ook contact opnemen met leveranciers om nieuwe versies van hun software op te halen. Nadat ik de deployable package gemaakt heb, gaat de nieuwe versie door de OTAP-straat (ontwikkeling-, test-, acceptatie- en productie-omgeving). Juist doordat ik het package maak en installeer kom ik obstakels in de software van Microsoft, ISV’s of maatwerk, die niet meer matchen met de nieuwe versie, direct al tegen. Dan kan ik ze al tijdens de Ontwikkelingsfase oplossen en merkt de klant er eigenlijk niets van als zij gaan testen.” 

“Tweemaal per jaar brengt Microsoft een grote update uit: de zogenaamde Waves. Wil je deze grote update installeren, dan moet je weten wat de impact van deze update voor jouw organisatie is en de functionaliteiten uitgebreid testen. … SURA van Focus Enterprise Solutions kan je hierbij helpen”

Nauwe samenwerking met jou als klant

“Het testen,” gaat Angelique verder, “is namelijk de verantwoordelijkheid van de klant. Zij moeten alle functionaliteiten die ze gebruiken uitvoerig testen vóór de nieuwe versie naar Productie gaat. Wil je dat ik jouw organisatie bij het testen help en begeleid, dan kan dat. Dan moeten we vooraf wel samen nauwkeurig de processen in kaart brengen. 

In een nieuwe release worden een aantal features door Microsoft automatisch geactiveerd, terwijl andere handmatig aangezet moeten worden. Ook deze features moet je eerst testen in de UAT-omgeving (User Acceptance Test) en dat kost tijd. Daarom help ik je graag vooraf al bij het bepalen van het nut van nieuwe functionaliteiten voor jouw organisatie. 

Natuurlijk kunnen we de planning later in overleg nog aanpassen als er nieuwe functionaliteiten beschikbaar komen die de klant direct wil inzetten.

Aan het begin van een jaar spreek ik met de klant af welke releases zij willen installeren. Dan verzorg ik de uitvoering ervan in LCS (Lifecycle Services, de standaard-tool van Microsoft voor implementaties) . Daarbij zorgen we er altijd voor dat we niet meer dan drie opeenvolgende updates overslaan. Want als dat gebeurt, pusht Microsoft zonder te testen de nieuwe versie. 

Natuurlijk kunnen we die planning later in overleg nog aanpassen als er nieuwe functionaliteiten beschikbaar komen die de klant direct wil inzetten. Is de nieuwe functionaliteit niet per se nodig, dan raad ik meestal aan te wachten tot de volgende Wave. In die grote release zitten alle nieuwe functionaliteiten van vorige releases, zodat je altijd up-to-date bent. 

Bij het maken van de planning houd ik ook rekening met andere zaken. Daarbij kun je bijvoorbeeld denken aan versies of licenties van ISV’s. Microsoft zal namelijk een ISV-oplossing verwijderen als de licentie niet meer geldig is. Maar ook als een nieuwe versie van Microsoft niet matcht met de versie van de ISV-software die de klant gebruikt, kan dit voor problemen zorgen. Om dat te voorkomen, neem ik het beheer van deze licenties voor mijn rekening.“

“Doordat Focus Enterprise Solutions een Premium contract heeft bij Microsoft, krijgen cases die wij melden voorrang bij de behandeling.”

Premium support

“Wat voor klanten ook fijn is, is dat zij door SURA maar één aanspreekpunt hebben. Als je vragen of problemen hebt met een nieuwe release, kun je bij mij terecht. Heb je bijvoorbeeld bij het testen problemen ontdekt, dan kan ik deze eerst zelf onderzoeken. Weet ik zelf de oplossing niet, dan overleg ik met mijn collega’s van Managed Applications of met Microsoft. 

Daarnaast ben ik lid van het Yammer Finance and Operations Insider Program Network. Dit is een wereldwijd netwerk van professionals die Dynamics 365 Finance and Operations gebruiken én vertegenwoordigers van Microsoft. Binnen dit netwerk worden problemen gedeeld en oplossingen en workarounds gezocht.

Blijkt dat het probleem door de nieuwe release komt, dan kan ik een melding maken bij Microsoft. Doordat Focus Enterprise Solutions een Premium contract heeft bij Microsoft, krijgen cases die wij melden voorrang bij de behandeling. Tijdens dit proces blijf ik in nauw contact met Microsoft én de klant, zodat je altijd precies weet wat de status is.”

SURA is maatwerk

“Elke klant is anders, zeker wanneer het gaat om ERP-systemen. Dat zorgt ervoor dat ook de update-behoefte bij iedere organisatie anders is. Dat vraagt om maatwerk. Daarom hebben we een Estimator Sheet ontwikkeld waarmee we samen met jouw organisatie de update-behoefte in kaart kunnen brengen. Daarbij spelen factoren als het aantal ERP-omgevingen, integraties met ISV’s, maatwerk en de testcapaciteit van de organisatie een belangrijke rol. 

“Elke klant is anders … Dat vraagt om maatwerk. De kosten van deze dienstverlening zijn, net als de dienst zelf, volledig op maat voor jouw organisatie.”

Na het invullen van de Estimator Sheet weten we hoeveel uur de klant op jaarbasis nodig heeft voor SURA. De kosten van deze dienstverlening zijn daarmee, net als de dienst zelf, volledig op maat voor jouw organisatie. Dit aantal uren nemen we op in de Service Level Agreement (SLA). Vervolgens factureren we de kosten voor SURA maandelijks. Hierdoor weet je precies waar je aan toe bent en voorkomen we onaangename verrassingen,” sluit Angelique af.

Meer weten? 

Wil je meer weten over de mogelijkheden die Focus Enterprise Solutions jouw organisatie biedt met SURA? Of zoek je een partner voor de implementatie van AX naar de cloud (Dynamics 365 Finance en Supply Chain Management)? Neem dan gerust contact met ons op!