Wat is er nieuw in Extended Banking 5.3.0?

Onze oplossing voor het verwerken van digitale bankafschriften, Extended Banking, is continu in ontwikkeling en dat resulteert regelmatig in nieuwe releases. Klanten ontvangen bij elke release een e-mail met de uitgebreide releasenote over bug fixes en nieuwe functionaliteiten. Op onze website publiceren wij elke release een blog waarin wij aantal nieuwe functionaliteiten uit de releasenote nader toelichten.

Eind mei brachten wij een nieuwe release uit en in dit blog vertellen we je meer over enkele nieuwe functies die in Release 5.3.0. aan Extended Banking zijn toegevoegd.

1. Introductie van Zoekschema (zoekwaarden hiërarchie)

Al lange tijd worden door Extended Banking zoekwaarden tijdens het matchen van transacties afgewerkt in volgorde van prioriteit. Hier kan zeker een goed matchresultaat mee worden bereikt, maar er zijn soms situaties waarbij je alleen aan afhandelen in een vaste volgorde niet genoeg hebt. Er kan behoefte zijn aan onderlinge afhankelijkheid, of in sommige situaties is het wenselijk dat er ‘niet meer verder’ gezocht wordt als een bepaalde match bereikt is. Ook is het niet wenselijk dat er ‘dubbel’ wordt gescoord, wanneer er bijvoorbeeld meerdere manieren zijn om een factuur te vinden (via een factuurnummer of via het bedrag).

In deze release is nu een alternatieve manier van matchen beschikbaar. Zoekwaarden worden niet meer afgewerkt op volgorde van prioriteit, maar in plaats daarvan worden deze in een zogenaamd zoekschema geplaatst die de volgorde tijdens het matchen bepaalt, alsook de afhankelijkheid van zoekwaarden onderling. Deze opzet maakt het ook mogelijk om het automatisch vullen van velden, zoals de journaalomschrijving, afhankelijk te maken van het matchresultaat.

Tegelijk met deze aanpassing, zijn ook de zoekwaarden niet meer 1:1 afhankelijk van het Import Media. Zoekwaarden worden nu ‘centraal’ aangemaakt en middels het opzetten van een zoekschema kunnen deze aan het Import Media worden gekoppeld. Op deze manier kunnen zoekwaarden ook door meerdere Import Media worden gebruikt. Dit maakt het ook mogelijk om zoekwaarden losstaand te exporteren en te importeren tussen bedrijfsrekeningen of omgevingen, zonder dat dit via het Import Media verloopt.

Door de introductie van het zoekschema, wordt het mogelijk om de matching van verschillende soorten bankafschriftregels, nóg accurater te laten plaatsvinden!

2. Matchproces houdt nu rekening met contantkorting (Cash discount)

Het toepassen van Contantkorting is binnen Extended Banking al enige tijd mogelijk, maar dit kan alleen tijdens het handmatig matchen van een een bankafschriftregel op een factuur of door de contantkorting handmatig toe te passen op een factuur nadat een bankafschriftregel automatisch werd gematcht (zonder de status ‘Gematcht’ te bereiken).

In gevallen waarin Contantkorting van toepassing (en geldig) is, werd tot nu toe  tijdens het matchproces nog steeds een verschil gezien tussen het betaalde bedrag en het oorspronkelijke bedrag van de factuur zonder dat het contantkortingsbedrag wordt meegenomen in de berekening. Hierdoor zullen dergelijke transacties nooit automatisch de status ‘Gematcht’ krijgen en moet moet de gebruiker de regel handmatig goedkeuren en daarbij aangeven of de contantkorting geldt.

In deze release, is het meenemen van contantkortingen mogelijk gemaakt en binnen het proces van automatisch matchen geïntegreerd. Wanneer de contantkorting geldig is (wat inhoudt dat de datum van de ontvangen betaling vóór de datum van de contantkorting ligt, óf de datum voor contantkorting is overschreden, maar de betaling valt nog binnen de ‘respijtperiode’ zoals die is ingesteld op de betaalmethode van de klant), dan wordt de status van de transactie nu automatisch op ‘Gematcht’ gezet!

Voor gebruikers van Extended Banking waarbij veelvuldig van Contantkorting gebruik gemaakt wordt, kan deze toevoeging veel tijdsbesparing opleveren!

3. Uitbreiding Workspace met Shared Service Center view

Voor gebruikers die Extended Banking gebruiken in een groot aantal bedrijfsrekeningen (entiteiten), kan het een uitdaging zijn om bankafschriftregels in verschillende bedrijfsrekeningen die de aandacht nodig hebben te verwerken. Dit kan vooral een lastig zijn  wanneer alle processen (Import, Boeking van bankjournaal, Matching en het aanmaken van het Matchjournaal en wellicht ook het Storneringsproces) draaien op de achtergrond.

De enige optie die de gebruiker in zulke situaties heeft, is één voor één de bedrijfsrekeningen nalopen, om te kijken waar er afschriftregels klaar staan die handmatig moeten worden verwerkt. In het geval het een groot aantal bedrijfsrekeningen betreft, bijvoorbeeld 10 of meer, resulteert dit in een omslachtig en tijdrovend proces.

In deze release is een uitbreiding gemaakt (als onderdeel van het Productivity Pack), die het mogelijk maakt om gebruik te maken van de Extended Banking Workspace op een bedrijfsoverstijgende manier. Daarbij kan de gebruiker groepen inrichten (Import Media Groups), waarmee het mogelijk wordt om de Extended Banking Workspace te gebruiken als een ‘Shared Services Center’. Aan zo’n groep kunnen bedrijfsrekeningen gekoppeld worden en daarin aanwezige bankrekeningen (~Import Media).

Op deze manier kan een gebruiker, die verantwoordelijk is voor verschillende bankrekeningen in verschillende bedrijfsrekeningen door gebruik te maken van de Workspace, direct zien welke bankafschriftregels (geïmporteerd met verschillende Import Media, over meerdere bedrijfsrekeningen heen) manueel verwerkt moeten worden. Door gebruik van de Workspace ’tegels’, komt de gebruiker dan ook direct bij de juiste regel(s) in de juiste bedrijfsrekening terecht!

4. Markeren van facturen van meerdere klanten die gevonden zijn via factuurnummer

Het komt bij gebruikers van Extended Banking regelmatig voor, dat er factuurnummers van meerdere klanten in de betalingstekst worden vermeld. Deze kunnen eenvoudig met een zoekwaarde ‘Factuur’ worden herkend.

Bij het matchen worden echter alleen díe facturen gemarkeerd voor vereffening van de klant die de hoogste totaalscore behaalt. Overige facturen (van andere klanten met een lagere totaalscore) worden wel gevonden, maar niet gemarkeerd voor vereffening. Eigenlijk is dit in de meeste situaties niet wenselijk. Immers, als de factuurnummers in de betalingstekst staan, dan is de verwachting dat deze ook allemaal automatisch gemarkeerd worden, ongeacht bij welke klant ze horen.

Daarom is er in deze release een aanpassing gedaan, waarbij het mogelijk wordt om de zoekwaarderesultaten van de zoekwaarde ‘Factuur’ te groeperen bij het eerste zoekwaarderesultaat, wanneer dit wenselijk is. Op deze manier kunnen alle gevonden factuurnummers in de betalingstekst automatisch worden gemarkeerd en is er geen manuele tussenkomst meer nodig!

Wil je meer weten over Extended Banking?

Gebruik je nog geen Extended Banking, maar ben je na het lezen van deze nieuwe functionaliteiten enthousiast geworden over onze oplossing? Neem dan contact met ons. Wij vertellen je graag meer over de mogelijkheden voor jouw organisatie.