Sofis: Een succesvolle ERP implementatie met verbeterde efficiëntie en inzicht als resultaat

Sofis, gevestigd in Alphen aan den Rijn, is wereldwijd erkend als leider in het ontwerpen en fabriceren van innovatieve oplossingen voor gecontroleerde en veilige bediening van handmatige afsluiters in de industriële sector. Met een rijke geschiedenis in het bieden van oplossingen die niet alleen efficiëntie verhogen maar ook levens redden, zet Sofis zich in voor het verbeteren van veiligheidsstandaarden wereldwijd. Als onderdeel van Halma PLC, een pionier in veiligheids-, gezondheids- en milieutechnologieën, streven ze naar niets minder dan uitmuntendheid en betrouwbaarheid in al hun operaties.

Jeroen Hermsen, Director Finance & IT bij Sofis, vertelt: “We werkten met een systeem dat niet alleen technologisch verouderd was, maar ons ook onvoldoende duidelijkheid verschafte over onze cruciale operationele, commerciële en financiële processen. Het was hoog tijd voor een systeem dat niet alleen onze huidige behoeften zou ondersteunen maar ook toekomstige groei zou faciliteren.”

Na een grondige evaluatie van verschillende systemen viel de keuze op Microsoft Dynamics 365 Finance en Supply Chain Management (ook wel bekend als Finance and Operations).

“Microsoft Dynamics 365 stak er met kop en schouders bovenuit vanwege de uitgebreide mogelijkheden, de aanpasbaarheid aan onze specifieke behoeften en de integratie met ons bestaande Microsoft ecosysteem,” verklaart Wouter van der Pol, ERP Projectmanager bij Sofis.

De keuze voor Focus Enterprise Solutions als implementatiepartner was strategisch. “We zochten een partner die niet alleen de software kon leveren, maar die ook onze industrie begreep en dichtbij genoeg was om echte ondersteuning te bieden,” zegt Hermsen. “Focus voldeed aan alle criteria. Hun benadering was persoonlijk en hun commitment aan ons succes was vanaf de eerste dag duidelijk.”

“Microsoft Dynamics 365 stak er met kop en schouders bovenuit vanwege de uitgebreide mogelijkheden, de aanpasbaarheid aan onze specifieke behoeften en de integratie met ons bestaande Microsoft ecosysteem.”- Wouter van der Pol, ERP Projectmanager Sofis

Wouter van der Pol, ERP Projectmanager bij Sofis, vertelt over de beginfase van het project: “We waren vastbesloten om onze verouderde systemen te vervangen door een modern platform dat niet alleen onze huidige behoeften zou ondersteunen, maar ook schaalbaar zou zijn voor toekomstige groei. Microsoft Dynamics 365 leek de perfecte keuze vanwege zijn flexibiliteit en uitgebreide functionaliteiten.”

Het project vorderde gestaag door de analysefase en de initiële planning, waarbij de teams van Sofis en Focus Enterprise Solutions nauw samenwerkten om een diepgaand begrip te krijgen van de specifieke operationele en technische vereisten van Sofis.

Tijdens het implementatieproces was er echter sprake van verschillende uitdagingen die typisch zijn voor complexe ERP-implementaties in een niche-industrie zoals die van Sofis. “We liepen tegen een significant obstakel aan”, legt van der Pol uit. “Ons productieproces bleek niet naadloos te passen binnen de standaardfunctionaliteiten van Microsoft Dynamics 365. Dit vereiste maatwerkoplossingen om ervoor te zorgen dat onze unieke operationele processen volledig werden ondersteund.”

Deze fase van het project vroeg om een intensieve samenwerking tussen Sofis en Focus Enterprise Solutions, waarbij op maat gemaakte oplossingen werden ontwikkeld om de productie- en voorraadbeheerprocessen van Sofis te stroomlijnen. “Focus heeft bewezen een waardevolle partner te zijn in dit proces”, voegt Jeroen Hermsen toe. “Hun expertise en toewijding waren onmisbaar bij het overwinnen van deze technische uitdagingen.”

Na uitgebreide tests en aanpassingen werd de uiteindelijke livegang van Microsoft Dynamics 365 Finance en Supply Chain Management bij Sofis gevierd. “Het was een mijlpaal voor ons team”, zegt van der Pol met trots. “Ondanks enkele vertragingen en uitdagingen onderweg, hebben we een systeem geïmplementeerd dat niet alleen onze operationele efficiëntie verbetert, maar ons ook positioneert voor toekomstige groei en innovatie. De livegang zelf was bijna een anticlimax: doordat we al een maand parallel hadden gewerkt in het oude systeem en Microsoft Dynamics 365 verliep het moment dat we de switch omzetten zonder enige problemen.” Hij grapt: “Ik vroeg me zelfs af of we nu live waren of niet.”

Na de implementatie merkte Sofis nog niet onmiddellijk de voordelen van Microsoft Dynamics 365. “Het is een heel uitgebreid systeem met ontzettend veel mogelijkheden en data”,  zegt Hermsen. ”Ondanks de vlekkeloze livegang merkten we dat onze medewerkers tijd nodig hebben om te wennen aan het nieuwe systeem en aan alle extra inzichten die we eruit kunnen halen. Maar ik ben er van overtuigd dat we met dit systeem de basis hebben gelegd voor verdere procesverbeteringen en groei van ons bedrijf.”

Sofis sloot tevens een SLA (Service Level Agreement) met Focus Enterprise Solutions af voor het toekomstige beheer van de ERP omgeving. Naast een baseload van support uren bevat de SLA ook support bij het gestructureerd uitvoeren van updates, via SURA.

“We kunnen heel veel zelf”, zegt Van der Pol, “maar het is fijn om bij problemen en bij nieuwe releases terug te kunnen vallen op de kennis van de mensen bij Focus Enterprise Solutions.”

“De juiste voorbereiding en een partner die jouw taal spreekt, kunnen het verschil maken tussen succes en frustratie. … Onze samenwerking met Focus heeft niet alleen geleid tot een succesvolle implementatie, maar ook tot een duurzaam partnerschap dat blijft bijdragen aan onze groei en innovatie ” – Jeroen Hermsen, Director Finance & IT bij Sofis

Reflecterend op het traject, adviseert Hermsen andere bedrijven die een ERP-implementatie overwegen: “Zorg dat je je behoeften heel duidelijk in kaart hebt gebracht en dat je je processen van a to z echt begrijpt en deze ook zo veel mogelijk hebt gestandaardiseerd, en kies vervolgens een partner die deze kan vertalen naar functionele oplossingen. De juiste voorbereiding en een partner die jouw taal spreekt, kunnen het verschil maken tussen succes en frustratie.”

Met Microsoft Dynamics 365 Finance en Supply Chain Management heeft Sofis niet alleen haar operationele capaciteiten getransformeerd, maar ook haar concurrentiepositie versterkt in een wereldwijde markt voor veiligheidssystemen. “Onze samenwerking met Focus heeft niet alleen geleid tot een succesvolle implementatie, maar ook tot een duurzaam partnerschap dat blijft bijdragen aan onze groei en innovatie,” concludeert Hermsen.